Synology – Synology sử dụng Collaboration Suite để tăng năng suất văn phòng
Bắt đầu từ năm 2016, chúng tôi đã nghiên cứu về các tiện ích cộng tác file sẽ giúp tăng cường năng suất văn phòng. Chúng tôi đã triển khai các ứng dụng này trong nội bộ. Ban đầu, nó chỉ là để thu thập phản hồi của người dùng nhằm tối ưu hóa trải nghiệm người dùng, và nó đã trở thành ứng dụng phổ biến trong công ty.
Dịch vụ mail
Nhân viên đã từng làm việc trên Outlook và Gmail để xử lý email của họ. Cuối cùng bạn sẽ phải đối mặt với các vấn đề về bộ nhớ, nhưng tình hình đã thay đổi khi chúng tôi bắt đầu sử dụng MailPlus. Nó đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý máy chủ và trải nghiệm người dùng cuối cho các hoạt động email. MailPlus Server cung cấp nhiều tính năng bảo mật để bảo vệ nhân viên khỏi các cuộc tấn công và email độc hại. Ứng dụng web và thiết bị di động kết hợp các ưu điểm của Outlook và Gmail. Do đó, nhân viên sẽ dễ dàng thích nghi với giao diện mới hơn.
Dịch vụ nhắn tin
Điều đầu tiên chúng tôi yêu cầu đối với một nhân viên mới là số điện thoại để thêm liên hệ trong ứng dụng nhắn tin của bên thứ ba. Nhân viên phải bị xóa thủ công khỏi ứng dụng nhắn tin khi họ rời công ty. Dịch vụ trò chuyện tích hợp với Windows Active Directory và LDAP, vì vậy bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện ngay lập tức khi tài khoản của người mới được tạo. Chat cũng cung cấp trải nghiệm chia sẻ file tuyệt vời. Vì bạn lưu trữ dịch vụ cục bộ, tải file nhanh hơn dịch vụ tin nhắn công cộng và bạn sở hữu dữ liệu cùng một lúc. Những ưu điểm này làm cho Chat trở nên hoàn toàn phù hợp với các công ty quan tâm nhiều đến tính bảo mật kinh doanh.
Dịch vụ file
Máy chủ tệp SMB truyền thống của chúng tôi chỉ có thể được truy cập qua mạng cục bộ. Nếu cần truy cập từ xa, chúng tôi phải thông qua VPN. Điều này khiến hầu hết mọi nhân viên đều lưu trữ trên NAS làm nơi lưu trữ tệp cá nhân của họ và trở thành một rắc rối khi bạn cần tìm một tệp nhất định. Nó thậm chí còn phức tạp hơn khi bạn chia sẻ một tệp với đồng nghiệp của mình. Với cả ổ đĩa cá nhân và thư mục nhóm, Synology Drive bảo vệ toàn diện các tệp cho mọi nhân viên. Mỗi khi bạn cần truy cập tệp, Drive cung cấp nhiều phương thức khác nhau, bao gồm quyền truy cập cục bộ SMB ban đầu và cổng web khi bạn không có mặt tại văn phòng. Chia sẻ tệp có thể được thực hiện thông qua URL hoặc chỉ cần chọn một tài khoản để chia sẻ trực tiếp. Điều này đã chuyển đổi dịch vụ tệp gốc thành một dịch vụ cộng tác.
Lý do chính tại sao chúng tôi triển khai Collaboration Suite trong Synology là quản trị dữ liệu. Chúng tôi hiểu tầm quan trọng của quyền riêng tư dữ liệu đối với một số doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao tất cả dữ liệu được kiểm soát bởi quản trị viên CNTT quản lý NAS. Ngay cả đối với dịch vụ thông báo trong MailPlus và Chat, các tin nhắn đi qua máy chủ thông báo của chúng tôi đều được mã hóa.
Đây chỉ là những lợi ích từ một số dịch vụ, và có rất nhiều lợi thế hơn từ việc tích hợp giữa các dịch vụ. Các dịch vụ được giám sát chặt chẽ bởi các nhân viên Synology. Mỗi khi chúng tôi chuẩn bị phát hành phiên bản mới, chúng tôi sẽ kiểm tra phiên bản đó trên dịch vụ nội bộ của mình trước khi phát hành cho người dùng và điều này sẽ đảm bảo chất lượng tốt nhất của phần mềm. Ngày càng nhiều tính năng sẽ được thêm vào để tạo ra một môi trường hợp tác và hiệu quả cao hơn.
